Должностная инструкция
секретаря

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (наименование, предприятия, организации) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1.4. Уборщик подчиняется непосредственно руководителю
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (предприятия, структурного подразделения) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1.5. Секретарь должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— устав предприятия;
— схемы документооборота;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля исполнения документов;
— методы оформления и обработки документов;
— машинопись;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
— основы организации труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь:
— осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно—распорядительной деятельности руководителя;
— принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
— ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;
— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;
— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;
— проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
— передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание;
— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
— осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
— ведет контрольно—регистрационную картотеку;
— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных;
— организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
— формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
— выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
— знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;
— вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей;
— запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
— требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность:
— за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;
— за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;
— за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
— за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ / _ _ _ _ _ _ _ _ _    "_ _ _"_ _ _ _ _ _ _ _ _ 20_ _ г.

с должностной инструкцией ознакомлен

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ / _ _ _ _ _ _ _ _ _    "_ _ _"_ _ _ _ _ _ _ _ _ 20_ _ г.